Calendrier : 10 hacks pour être plus productif. 

Nous écrivons et envoyons des e-mails au lieu de lettres, nous lisons des livres électroniques au lieu de livres de poche et nous préférons les virements électroniques aux chèques papier. Notre monde est devenu numérique, mais une partie de la vie sur papier reste forte : le calendrier en première ligne !

Un rapport du groupe NPD a montré que les ventes d’agendas et de planificateurs avaient augmenté de 10 %. L’année dernière, nous avons vu des articles comme « The Case for Use a Paper Planner » du New York Times et « Mon premier mois d’utilisation d’un paper planner après une décennie d’utilisation d’applications » de Fast Company.
Pourquoi se soucient-ils de planifier sur papier? Eh bien, ces calendriers tangibles sont faciles à personnaliser, décorer, annoter et… les outils choisis sont gain de temps et plus productifs.
Avec 10 conseils pratiques, nous allons vous montrer comment un calendrier papier (avec ou sans accès numérique) peut booster votre productivité, vous aider à rester organisé et à gérer votre temps !

Commençons.
1. Code couleur pour différentes heures

Google Agenda vous permet déjà de créer des rendez-vous avec différentes couleurs pour différents moments et sujets, par ex. B. « Travail », « Famille » et « Personnel ». Eh bien, vous pouvez (devriez !) utiliser la même approche colorimétrique pour un calendrier papier. Vous pouvez choisir des notes autocollantes amusantes et colorées pour organiser chaque partie de votre vie.

Le codage couleur vous donne également une vision plus claire de la façon dont vous répartissez votre temps. Disons que vous choisissez le rouge pour « travail » et le bleu pour « projet personnel ». Si vous regardez votre calendrier et voyez trop de rouge mais pas assez de bleu, vous saurez tout de suite qu’il est temps de faire plus de place pour votre projet personnel. La gestion des couleurs permet de définir le meilleur équilibre !

2. Utilisez une combinaison de graphiques quotidiens, hebdomadaires et mensuels
Après tout, qui a dit qu’il ne fallait choisir qu’une seule chose ?

N’hésitez pas à essayer plusieurs calendriers pour trouver la combinaison qui vous convient. Car une bonne organisation repose sur la réalisation simultanée de tâches urgentes et de longue haleine. Et vos objectifs quotidiens sont très différents de vos objectifs mensuels. Vous pouvez commencer par « 30 minutes d’exercice » le lundi, mais « exécuter un 5K » d’ici la fin du mois.
Canva propose des calendriers quotidiens, hebdomadaires et mensuels que vous pouvez personnaliser en fonction de votre emploi du temps et de votre style de vie !

Des conceptions épurées et modernes offrent suffisamment d’espace pour que vous puissiez cartographier chaque semaine et chaque jour. Vous pouvez également les imprimer ou les enregistrer sous forme de fichier pour obtenir votre aperçu mensuel. De plus, en quelques clics, vous pouvez mélanger et assortir différentes couleurs, motifs et designs pour créer des designs uniques pour chaque semaine ou chaque jour.

3. Trier par priorité

Avez-vous déjà entendu parler de la métaphore « pierre, roche et sable » pour la gestion du temps ? C’est l’une des formes efficaces d’organisation. Selon l’histoire, un professeur de philosophie a montré à sa classe un pot plein de pierres et a demandé s’il était plein. Ils ont dit que c’est ainsi. Et bien sûr, il avait l’air bondé, mais ce n’était pas le cas. Ensuite, l’enseignant met de petites pierres dans le pot qui s’insèrent dans l’espace entre les plus grosses pierres et enfin le sable qui se trouve dans l’espace entre les pierres.

L’idée était que les pierres représentent vos priorités les plus élevées – les activités les plus importantes, comme passer du temps avec votre famille et prendre soin de votre santé. Les petites pierres représentent d’autres activités importantes telles que l’école et la carrière. Et le sable représente le travail et les possessions matérielles qui viennent en dernier.
Une fois que vous commencez à remplir votre bocal avec des cailloux (c’est-à-dire les plus gros), vous pouvez toujours ajouter des cailloux plus petits et du sable partout où il y a de la place. Mais si vous remplissez d’abord votre pot de sable (c’est-à-dire l’essentiel), vous n’aurez pas de place pour les cailloux.
Il est donc important de définir des priorités. Faites une liste de vos tâches et nommez-les A, B, C ou 1, 2, 3 – ou simplement des roches, des pierres et du sable. Remplissez d’abord votre calendrier avec les choses les plus importantes, puis placez les autres ailleurs. Sinon, vous risquez de passer à côté de projets et d’objectifs vraiment précieux.
4. Vérifiez la matrice de gestion du temps
L’auteur et éducateur Stephen Covey a présenté la matrice de gestion du temps dans son livre populaire, Les 7 habitudes des personnes très efficaces. Covey suggère de commencer chaque semaine en écrivant tout ce que vous voulez accomplir, puis en remplissant cette matrice à quatre quadruples : Urgent, Urgent, Important et Pas important.
Cette matrice de gestion vous donne un aperçu des tâches que vous devez accomplir par ordre de priorité. Ceci est également appelé la « matrice d’Eisenhower ».

Un exemple d’outil de gestion du temps : la matrice d’Eisenhower

Par exemple, disons que vous voulez travailler sur le prochain chapitre de votre roman. Cela peut être inclus dans la case 2. Si vous souhaitez rattraper votre série Netflix préférée, cela pourrait en revanche aller dans le quadrant 4.
Après avoir rempli votre matrice, vous verrez que vous devrez peut-être supprimer les tâches du quadrant 4, comme perdre du temps sur YouTube, afin de consacrer du temps aux tâches des quadrants 1 et 2. Vous devrez peut-être également supprimer les tâches du quadrant 3, comme les appels téléphoniques inattendus. Vous pouvez penser que ces tâches sont urgentes pour le moment, mais en fait, elles vous distraient des choses les plus importantes de votre emploi du temps.
Copie de Navy Blue Oranges Squares Weekly Calendar
Utiliser ce modèle
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Utiliser ce modèle
Imprimez-le et remplissez-le au crayon chaque semaine, ou enregistrez-le sous forme de fichier numérique et créez de nouvelles versions hebdomadaires avec votre matrice. Quoi qu’il en soit, vous êtes sur la bonne voie pour augmenter votre productivité et vous concentrer sur les choses qui comptent !

5. Utilisez la méthode des flèches
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La méthode Bullet n’est qu’un nom accrocheur pour remplir votre semaine avec vos activités les plus importantes. C’est aussi une autre variante de la métaphore « pierres, rochers et sable ». La méthode des flèches vous aide à hiérarchiser ces tâches importantes.
Nicholas Sonnenberg, l’inventeur de cette méthode de calendrier, déclare : « Le but est que votre calendrier hebdomadaire ressemble à une pointe de flèche – beaucoup de choses au début qui se terminent par un point. » Je programme donc la plupart de mes rendez-vous en début de semaine, de préférence le lundi ou le mardi. Je commence donc ma semaine avec un emploi du temps très chargé, mais le reste de la semaine est plus ouvert. »

Et lorsque des distractions ou des opportunités inattendues se présentent, la méthode Bullet vous aide à trouver le temps de les gérer car vous avez déjà terminé vos tâches les plus importantes de la semaine.

6. Partagez des calendriers avec des collègues

Les calendriers peuvent être des objets personnels, mais lorsque vous travaillez sur un projet collaboratif, ils peuvent être un outil de coordination avec des partenaires, des collègues ou – pourquoi pas – un collègue avec qui vous essayez de créer un nouveau plan marketing avec un délai ? Il est important que vous ayez la possibilité de contribuer à votre emploi du temps. Par exemple, dans Canva, vous pouvez commencer avec un modèle attrayant – comme le Funky Cute Funky Calendar ou Mothly Calendar Abstract Shapes – et le personnaliser en fonction de vos besoins. Vous pouvez également créer un deuxième calendrier pour chaque contributeur ou ajouter une section supplémentaire pour les notes.

Une fois que votre modèle est prêt et personnalisé à votre goût, cliquez simplement sur le bouton de partage pour inviter des collègues par e-mail et commencez à créer et à remplir votre calendrier ensemble.
7. Activez les calendriers d’intérêt Google.
Les « calendriers intéressants » de Google sont une collection de dates importantes organisées par jours fériés, régions, sports et même phases de la lune. Cela vous donne un aperçu des événements importants qui se déroulent dans le pays de vos clients, partenaires ou collègues et que vous auriez pu manquer. Vous évitez ainsi de planifier une réunion de Thanksgiving avec votre partenaire américain ou des vacances avec un client mexicain. Cela vous aidera à rester informé et à éviter les surprises;

Ajoutez des calendriers supplémentaires à votre compte Google Agenda à partir de la page des paramètres

Ajoutez des agendas supplémentaires à votre compte Google Agenda à partir de la page des paramètres. Pour accéder à ces ressources, cliquez sur l’icône Paramètres dans votre agenda Google, recherchez le module complémentaire de calendrier dans la barre latérale et parcourez les calendriers intéressants.

8. Prenez du temps pour les e-mails

Voici une statistique choquante : selon McKinsey, le travailleur moyen passe 28 % d’une journée de travail, soit 2,6 heures, à lire et à répondre aux e-mails. Imaginez maintenant qu’une seule fois couvre toute la journée de travail, interrompant un travail intensif et vous distrayant des tâches urgentes.
Bien qu’il puisse sembler difficile de fermer votre calendrier d’e-mails et de désactiver les notifications, c’est une bonne pratique organisationnelle de réserver du temps pour répondre aux e-mails. Il vous aide à vous concentrer sur le travail toute la journée. Et cela peut même améliorer la qualité de vos e-mails car vous pouvez vous concentrer à 100% sur votre boîte de réception et vos contacts.

9. Faites des « journées thématiques ».

Si vous êtes quelqu’un qui veut juste se concentrer sur un projet ou un domaine à la fois, les journées thématiques sont un excellent conseil de productivité ! Cela a fonctionné pour le fondateur de Twitter et de Square, Jack Dorsey.
« Toutes mes journées sont thématiques », a-t-il déclaré à Fast Company. « Lundi – administration. » Le mardi est produit, technologie et design. Le mercredi est consacré au marketing, au développement et à la communication. Jeudi, c’est partenariat et développement. Le vendredi est consacré aux affaires et à la culture. Il fonctionne par blocs de 24 heures. »

Dorsey vous a convaincu ? Commencez à créer vos propres calendriers thématiques dans Canva avec des modèles comme le calendrier hebdomadaire coloré et le calendrier de citations colorées.

Choisissez parmi une variété d’icônes, d’images et d’images personnalisées pour coder vos journées et créer des thèmes amusants.
dix Utilisez des calendriers papier et numériques

Stylet, clavier et tablette.

Les calendriers numériques n’ont pas remplacé les calendriers papier, bien au contraire ! En fait, les deux coexistent avec bonheur et vous n’êtes pas obligé d’en choisir un. Les deux peuvent être utilisés simultanément.
Par exemple, après être passé des applications numériques à un agenda papier, le co-fondateur de Contently, Shane Snow, a trouvé l’équilibre parfait entre la planification papier et numérique. Elle a décidé d’utiliser son calendrier papier pour planifier ses semaines, mais utilise son calendrier Google pour conserver ses notes de réunion. C’est pourquoi il est important que vous preniez le temps de trouver les paramètres de calendrier qui vous conviennent. Que vous soyez un accro des applications ou que vous aimiez la sensation d’un agenda papier dans votre main, ces hacks de calendrier peuvent vous aider à augmenter votre productivité et à suivre vos objectifs actuels ! 😉